经济周期很少能被准确预测，常常被误读，却始终存在。有些是影响国家乃至全球经济的宏观周期，也有可能支持或扰乱你业务的微观周期。作为负责管理公司供应链的现代采购专业人士，识别这些周期、并据此规划和采取行动以最大限度减少问题、抓住机遇，往往是你的职责所在。

事实是，即便你在采购这一行摸爬滚打多年，你也并非经济学家。虽然你可能了解自己业务中的供需关系，但要说你完全掌握全球乃至全国的趋势及其对商品和服务流通的影响，未免有些牵强。

你确实知道的是，无论处于何种经济环境、商业周期的哪个阶段，你和你的部门，无论规模大小，都肩负着三项职责：

• 控制成本
• 产出成果
• 衡量成效

以下是我们为小型采购部门总结的五大最佳实践——这些建议来自业内众多采购专业人士的经验。它们可以帮助你满足上述各项要求。请牢记这些建议，并根据自己组织的需求和能力采取相应措施加以落实。

 

1. 让技术为你所用

你所使用的采购“系统”应当发挥作用，帮助你有效地实现公司目标。你不应该费力去迁就系统的要求。简而言之，不要让你的组织结构去适应技术，而要让技术去适应你的具体需求和组织架构。审视你独特的流程、需求、工作流程和报告方式，选择与你的模式相匹配、能满足你需求的技术。

现代采购管理系统（PMS）具有良好的适应性和可扩展性。有效的实施才是关键所在。你必须确定部门所需的信息、公司管理层在报告方面的要求，以及部门为推动高效信息流动而需要跟踪的数据生成与录入工作。这样你才能构建并使用定制化的指标仪表板，在所需层面做出数据驱动的决策。不要被复杂系统那些花哨的附加功能所迷惑，尤其是在你的部门规模较小的情况下。这些功能并不会让你的工作变得更轻松，反而可能妨碍工作效率。

2. 明确采购战略

无论组织规模大小，高效的采购部门都需要明确自身的采购战略和策略，并坚持执行，从而使部门目标与公司目标保持一致。这首先要从客观评估目标、可用资源、预算限制和时间安排入手。以下是一些值得思考的问题：

• 你的任务是 在元件采购中获得最优价格，还是最优质量，抑或两者兼顾？如果是两者兼顾，那么最佳的平衡比例又是多少？
• 你会为了获得优惠价格而承诺批量采购，还是不惜一切代价避免库存积压？
• 你会使用采购拍卖来获得最优价格吗？
• 相较于最低价格，你是否更希望并需要从有限的供应商名单中获得优质、可预期的服务？
• 战略采购对你的业务重要吗？
• 在你的下游营销中，单个元件的品牌是否是关键的销售因素，还是可以用符合规格的替代零件？
• 你是否愿意与供应商建立合作关系，共享库存、消耗速率和预计元件需求，以确保所需产品的价格和/或供应？  
• 你能否确定最适合自己的策略，从而优化供应商对流程的贡献、获得可接受的质量水平、高效管理风险，并满足终端市场的需求？
• 你的采购战略是否让整个公司团队——从工程到市场营销——都参与到采购过程中，以获得更广阔的视角，从而支持效率提升所需的持续变革？

只有在回答了适用于自身情况的问题，并为公司和部门制定出连贯一致的战略之后，你才能真正开始持续产出所需的成果。

 

3. 关注总体拥有成本

考虑影响产品总成本的所有因素，而不是只盯着单个元件的价格，这一点即便算不上至关重要，也十分重要。

对于大多数产品和服务而言，前期采购成本大约占总成本的25%到40%。其余部分则由仓储、运输、质量保证、测试、废弃处理等构成。仅库存成本一项，就可能占到元件成本的60%，其中包括保险、过时报废和废弃物管理等费用。

通过与 主要供应商 建立联盟，你们可以通过智能运用准时交付、认证测试等项目来共同努力，降低总体拥有成本。与已经具备这类项目的现代全国性分销商合作，也能帮助你比单打独斗更快地实现目标。     

 

4. 充分利用供应商和分销商的激励政策

这听起来很简单，但使用高效的电子采购系统可以提醒你的部门把握提前付款的激励时间节点，从而获得返利、折扣或额外产品。令人惊讶的是，有这么多采购部门会忽视这一简单的策略。不要依赖财务部门或提醒备忘录来告知你项目到期日或返利规则。

与供应商和分销合作伙伴保持紧密关系，还能帮助你把握尾单可用元件的折扣、符合规格的替代方案，以及运输、测试或定制包装方面的特别定价。尤其是当你的部门规模较小时，你需要尽可能多地获得帮助。

 

5. 制定应急预案

一份包含明确行动步骤、时间线和行动要点的明智应急预案，可能决定一次生产运行乃至公司季度利润的盈亏。该预案应与主要供应商共同制定，以避免元件未按时到货、元件不合规格、运输损坏等情况的发生。

你应当花时间与主要利益相关方（例如你的分销合作伙伴）共同制定“假设情形”方案，从而得出经过深思熟虑的替代方案。如果在线元件测试结果与供应商规格不符，该怎么办？如果货物因事故丢失，或因天气或海关原因延误，该怎么办？如果客户因替代元件而拒收产品，该怎么办？

提前深思熟虑各种可能出现的情况，并预先规划好行动方案，明确在事情发生时应采取的具体步骤。事先规划并主动行动，远比事到临头再被动应对容易得多。

 

6. 明智地选择分销商

等等——我们一开始不是说只有五项最佳实践吗？其实我们并非有意误导你，只是适用于采购运营的最佳实践实际上多达数十项。但这里还有一项值得你在追求本部门持续改进的过程中牢记于心。归根结底，它可能是需要重点考虑的实践之一。

选择一家现代化的分销企业作为合作伙伴——为你寻源零件、提出替代方案、管理库存、按时交付并预判未来需求——能够为你业务运营的成功带来显著助力。这不仅体现在时间、成本和材料的节省上，也体现在整个运营的最终投资回报上。

像Online Components这样的全国性分销商，凭借已建立的各项计划，能够帮助你精简采购运营，从而助你控制成本、产出成果并衡量成效——这正是采购成功的三大关键。