Экономические циклы редко удаётся точно спрогнозировать, их часто неверно истолковывают, но они присутствуют всегда. Существуют макроциклы, влияющие на национальную или даже мировую экономику, и микроциклы, которые также могут как поддержать, так и подорвать ваш бизнес. Как современный специалист по закупкам, отвечающий за управление цепочкой поставок в своей компании, вы часто обязаны распознавать эти циклы и соответствующим образом планировать и действовать, чтобы свести к минимуму проблемы и максимально использовать возможности.

По правде говоря, вы не экономист, даже если давно занимаетесь закупками. Пусть вы и понимаете спрос и предложение в рамках своего бизнеса, было бы преувеличением полагать, что вы полностью осведомлены о мировых или даже национальных тенденциях и о том, как они влияют на движение товаров и услуг.

Но вы точно знаете одно: в любой экономической ситуации, на любом этапе делового цикла, вы и ваш отдел, независимо от его размера, отвечаете за три вещи:

• Сдерживание затрат
• Достижение результатов
• Оценка эффективности

Вот наши пять лучших практик для небольших отделов закупок — советы, собранные у специалистов по закупкам со всей отрасли. Они помогут вам справиться с задачами, перечисленными выше. Держите их в уме и предпринимайте шаги по их внедрению с учётом потребностей и возможностей вашей организации.

 

1. ЗАСТАВЬТЕ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТАТЬ НА ВАС

Система закупок, с которой вы работаете, должна помогать вам эффективно достигать корпоративных целей. Вам не следует прилагать усилия, чтобы подстроиться под требования системы. Проще говоря, не подгоняйте свою структуру под технологию — подгоняйте технологию под свои индивидуальные потребности и организацию. Проанализируйте свои уникальные процессы, требования, рабочие процессы и отчётность, и выберите технологию, которая соответствует вашей модели и удовлетворяет вашим потребностям.

Современные системы управления закупками (PMS) адаптируемы и масштабируемы. Эффективное внедрение — это главное. Вам нужно определить, какая информация нужна вашему отделу, что требует от вас руководство компании в отношении отчётности, а также какие данные нужно формировать и вносить, чтобы обеспечить эффективный информационный поток. Это позволит вам создать и использовать индивидуальную панель показателей для принятия решений на основе данных нужного уровня. Не обращайте внимания на излишние навороты сложных систем, особенно если ваш отдел небольшой. Они не облегчат вашу задачу, а могут даже помешать продуктивности.

2. ОПРЕДЕЛИТЕ СТРАТЕГИЮ ЗАКУПОК

Эффективным отделам закупок, независимо от размера организации, необходимо определить свои стратегии и тактики закупок и придерживаться их, чтобы согласовать работу отдела с целями компании. Начинается это с реалистичной оценки целей, доступных ресурсов, бюджетных ограничений и сроков. Вот несколько вопросов, которые стоит задать себе:

• Стоит ли перед вами задача получения наилучшей цены при закупке компонентов, наилучшего качества, или сочетания того и другого? Если сочетание, то каково оптимальное соотношение?
• Готовы ли вы совершать крупные закупки ради выгодной цены, или же любой ценой избегать накопления запасов?
• Будете ли вы использовать закупочные аукционы для получения наилучшей цены?
• Хотите ли вы и нужен ли вам отличный, предсказуемый сервис от ограниченного списка поставщиков, а не самая низкая цена?
• Важен ли стратегический сорсинг для вашего бизнеса?
• Является ли брендинг отдельного компонента ключевым фактором продаж в вашем последующем маркетинге, или вы можете заменить его деталями, соответствующими спецификации?
• Готовы ли вы сотрудничать с поставщиками, делясь данными о запасах, скорости расходования и прогнозируемых потребностях в компонентах, чтобы гарантировать цену и/или наличие того, что вам нужно?  
• Можете ли вы определить наилучшую стратегию для оптимизации вклада поставщиков в ваш процесс, достижения приемлемого уровня качества, эффективного управления рисками и соответствия потребностям ваших конечных рынков?
• Вовлекает ли ваша стратегия закупок всю корпоративную команду — от инженеров до маркетологов — в процесс поиска поставщиков, чтобы обеспечить широкую перспективу, способствующую постоянным изменениям во имя эффективности?

Только ответив на вопросы, актуальные для вашей ситуации, и разработав согласованную стратегию для вашей компании и отдела, вы сможете по-настоящему начать добиваться устойчивых результатов, которые вам нужны.

 

3. СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ НА ОБЩЕЙ СТОИМОСТИ ВЛАДЕНИЯ

Важно, если не сказать критически важно, учитывать все факторы, влияющие на общую стоимость продукта, а не сосредотачиваться исключительно на цене отдельных компонентов.

Первоначальные затраты на приобретение составляют примерно 25–40% от общей стоимости большинства товаров и услуг. Остальное приходится на складирование, транспортировку, контроль качества, тестирование, утилизацию и т. д. Одни только складские затраты могут составлять до 60% стоимости компонента и включать такие статьи, как страхование, устаревание и управление отходами.

Наладив партнёрские отношения с ключевыми поставщиками , вы сможете совместно снижать общую стоимость владения за счёт разумного использования таких программ, как поставки точно в срок, сертифицированное тестирование и т. д. Сотрудничество с современным общенациональным дистрибьютором, у которого уже налажены многие из этих программ, также поможет вам достичь нужного результата гораздо быстрее, чем действуя в одиночку.     

 

4. МАКСИМАЛЬНО ИСПОЛЬЗУЙТЕ СТИМУЛЫ ОТ ПОСТАВЩИКОВ И ДИСТРИБЬЮТОРОВ

Это звучит просто, но использование эффективной электронной системы закупок может подсказать вашему отделу воспользоваться сроками стимулирования за досрочную оплату, чтобы получить скидки, льготы или дополнительный товар. Удивительно, сколько отделов закупок пренебрегают этой простой стратегией. Не полагайтесь на бухгалтерию или напоминания в ежедневнике, чтобы не забыть о сроках окончания программ или условиях скидок.

Тесные отношения с поставщиками и партнёрами-дистрибьюторами также могут помочь вам воспользоваться скидками на остатки пригодных компонентов, заменами, соответствующими спецификации, и специальными ценами на доставку, тестирование или индивидуальную упаковку. Особенно если ваш отдел небольшой, вам нужна любая помощь, какую только можно получить.

 

5. ИМЕЙТЕ ГОТОВЫЕ ПЛАНЫ НА СЛУЧАЙ НЕПРЕДВИДЕННЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВ

Продуманный план действий на случай непредвиденных обстоятельств, с чёткими шагами, сроками и контрольными точками, может определить разницу между прибылью и убытком на производственном цикле, а также квартальную прибыль вашей компании. Этот план следует разрабатывать совместно с ключевыми поставщиками, чтобы избежать таких ситуаций, как несвоевременная поставка компонентов, несоответствие компонентов спецификации, повреждение груза и т. д.

Вам стоит уделить время разработке сценариев «что, если» вместе с ключевыми заинтересованными сторонами, такими как ваши партнёры-дистрибьюторы, чтобы прийти к продуманным альтернативам. Что, если тестирование компонентов на линии не соответствует спецификациям поставщика? Что, если груз потерян из-за аварии или задержан из-за погоды или таможни? Что, если клиент отклоняет продукт из-за замененных компонентов?

Продумайте возможные варианты развития событий и заранее спланируйте свои действия с конкретными шагами на случай, если что-то произойдёт. Гораздо легче планировать и действовать заранее, чем столкнуться с проблемой и реагировать на неё постфактум.

 

6. ВЫБИРАЙТЕ ДИСТРИБЬЮТОРОВ С УМОМ

Погодите — разве мы не сказали в начале, что лучших практик всего пять? Что ж, мы не хотели вводить вас в заблуждение, но на самом деле существуют буквально десятки лучших практик, применимых к закупочной деятельности. Но вот ещё одна, которую стоит иметь в виду, стремясь к постоянному совершенствованию своего отдела. В конечном счёте, она может оказаться одной из наиболее важных для рассмотрения.

Выбор современного дистрибьютора в качестве партнёра — способного находить детали, предлагать замены, управлять запасами, доставлять вовремя и предугадывать будущие потребности — может существенно способствовать успеху вашей деятельности. И не только за счёт экономии времени, затрат и материалов, но и за счёт итоговой отдачи от инвестиций для всей вашей деятельности.

Общенациональный дистрибьютор, такой как Online Components, с уже действующими программами, помогающими оптимизировать вашу закупочную деятельность, может помочь вам сдерживать затраты, добиваться результатов и оценивать эффективность. Три ключа к успеху в закупках.