経済サイクルは予測されることがほとんどなく、しばしば誤って読み取られながらも、常に存在しています。国内経済、さらには世界経済に影響を与えるマクロサイクルもあれば、あなたのビジネスを支えることも混乱させることもあるミクロサイクルもあります。自社のサプライチェーン管理に携わる現代の購買担当者として、こうしたサイクルを認識し、それに応じて計画・行動し、問題を最小限に抑えながら機会を最大化することが求められる場面が多くあります。

実のところ、購買の仕事を長く続けてきたとしても、あなたは経済学者ではありません。自社の需要と供給については理解していても、世界的、あるいは国内的な動向やそれが商品・サービスの流れに与える影響を完全に把握していると考えるのは、いささか無理があります。

ただし確実に言えるのは、どのような経済環境であっても、景気循環のどの局面にあっても、あなたとあなたの部門は、その規模にかかわらず、次の3つを実行する責任を負っているということです。

• コストの抑制
• 成果の創出
• 効果の測定

以下が、当社がまとめた小規模購買部門のための5つのベストプラクティスです。業界全体の購買担当者から集めたヒントです。これらは上記の要件を満たす助けとなるでしょう。自社のニーズと能力に応じて、これらを念頭に置き、実践するための手順を踏んでください。

 

1. テクノロジーを味方につける

利用する購買「システム」は、企業目標を効果的に管理する助けとなるよう機能すべきものです。システムの要求に合わせるために苦労する必要はありません。端的に言えば、自社の体制をテクノロジーに合わせるのではなく、テクノロジーを自社固有のニーズと組織に合わせるべきです。自社独自のプロセス、要件、ワークフロー、レポート体制を見直し、自社のモデルに合致しニーズを満たすテクノロジーを選びましょう。

現代の購買管理システム（PMS）は適応性があり、拡張性にも優れています。重要なのは効果的な導入です。自部門がどのような情報を必要としているか、経営陣がレポートにおいて何を求めているか、そして効率的な情報の流れを実現するために自部門が追跡すべきデータの作成と入力について明確にする必要があります。それにより、必要なレベルでデータに基づいた意思決定を行うための独自の指標ダッシュボードを構築・活用できるようになります。特に部門の規模が小さい場合は、複雑なシステムの余計な機能には目を向けないようにしましょう。それらは作業を楽にするどころか、生産性を妨げることさえあります。

2. 購買戦略を明確にする

組織の規模にかかわらず、優れた購買部門は自らの調達戦略と戦術を明確にし、それを貫くことで部門を会社の目標と一致させる必要があります。まずは目標、利用可能なリソース、予算の制約、スケジュールを現実的に評価することから始まります。以下にいくつかの検討すべき問いを挙げます。

• あなたの任務は、 コンポーネント調達で最良の価格を得ること、それとも最高の品質、あるいはその両方のバランスでしょうか？両方であれば、その最適な配分比率はどれくらいでしょうか？
• 有利な価格を得るために大量購入にコミットしますか、それとも在庫の積み上がりをどんな犠牲を払ってでも避けますか？
• 最良の価格を得るために調達オークションを利用しますか？
• 最も低い価格よりも、限られたサプライヤーリストから優れた、予測可能なサービスを望み、必要としていますか？
• 戦略的ソーシングはあなたのビジネスにとって重要ですか？
• 個々のコンポーネントのブランドは、川下のマーケティングにおいて重要な販売要素ですか、それとも仕様に適合する部品で代替できますか？
• 必要なものの価格や供給を確保するために、在庫、消費率、見込まれるコンポーネント需要をサプライヤーと共有し、提携する意思はありますか？  
• 自社のプロセスにおけるサプライヤーの貢献度を最適化し、許容できる品質水準を確保し、リスクを効率的に管理し、最終市場のニーズに応える最善の戦略を定義できますか？
• あなたの購買戦略は、エンジニアリングからマーケティングに至るまで、企業全体のチームを調達プロセスに関与させ、効率を支える絶え間ない変化を促す広い視野を確保していますか？

自社の状況に当てはまる問いに答え、自社と部門にとって一貫した戦略を策定して初めて、あなたは必要とする継続的な成果を効果的に生み出し始めることができます。

 

3. 総所有コストに注目する

製品の総コストに影響を与えるあらゆる要因を考慮することは、決定的とまでは言わないまでも重要であり、個々のコンポーネントの価格だけに注目すべきではありません。

ほとんどの製品やサービスにおいて、前払いの取得コストは総コストのおよそ25〜40％を占めます。残りは倉庫保管、輸送、品質保証、試験、廃棄処分などから成ります。在庫コストだけでもコンポーネントコストの最大60％を占めることがあり、保険、陳腐化、廃棄物管理などが含まれます。

提携関係を構築することで 主要サプライヤー と提携関係を築くことで、ジャストインタイム納品や認証済みテストなどのプログラムを賢く活用しながら、総所有コストの削減に向けて協力することができます。こうしたプログラムをすでに多く導入している現代的な全国規模のディストリビューターと協働することも、自力で行うよりずっと早く目標達成に近づく助けとなります。     

 

4. サプライヤーとディストリビューターからのインセンティブを最大限に活用する

これは単純なことのように聞こえますが、効率的な電子調達システムを利用すれば、早期支払いによるリベートや割引、追加製品を得るためのインセンティブ期日を逃さないよう自部門に知らせることができます。これほど単純な戦略を見落としている購買部門がいかに多いか、驚くばかりです。プログラムの期限やリベートの規定を思い出させてくれるものとして、経理部門やメモ書きに頼らないようにしましょう。

サプライヤーやディストリビューターのパートナーとの緊密な関係は、まだ使用可能なコンポーネントの在庫処分品の割引、仕様に適合する代替品、出荷・試験・カスタム梱包における特別価格を活用する助けにもなります。特に部門の規模が小さい場合、得られる助けはすべて必要です。

 

5. 緊急時対応計画を用意する

意味のある行動手順、スケジュール、実行ポイントを備えた賢明な緊急時対応計画は、ある製造ロットにおける利益と損失、さらには会社の四半期利益を左右することがあります。この計画は、コンポーネントの納期遅れ、規格外のコンポーネント、輸送中の破損といった事態を回避するために、主要サプライヤーと共同で策定すべきです。

流通パートナーなどの主要な関係者とともに時間をかけて「もしも」のシナリオを検討し、十分に練られた代替案を導き出すべきです。もしラインでのコンポーネントテストがサプライヤーの仕様と一致しなかったら？もし出荷が事故で失われたり、天候や税関で遅延したりしたら？もし顧客が代替コンポーネントを理由に製品を拒否したら？

起こりうる展開についてよく考え、実際に何かが起きたときに取るべき具体的な手順を含めて、事前に行動計画を立てておきましょう。事が起きてから対応するよりも、あらかじめ計画して行動するほうがはるかに簡単です。

 

6. ディストリビューターを賢く選ぶ

待ってください——最初に「五つ」のベストプラクティスしかないと言ったのでは？実は、あなたを誤解させるつもりはなかったのですが、購買業務に適用できるベストプラクティスは文字通り数十にも及びます。ですが、自部門の継続的な改善を目指す上で心に留めておくべきもう一つのポイントをここでご紹介します。結局のところ、これは考慮すべき中でもより重要なものの一つかもしれません。

部品調達、代替品の提案、在庫管理、納期厳守、将来のニーズの予測などを担う現代的なディストリビューションのパートナーを選ぶことは、あなたの事業運営の成功に大きく貢献し得ます。時間、コスト、材料の節約だけでなく、事業全体の最終的な投資対効果においてもです。

Online Componentsのような全国規模のディストリビューターは、調達業務の効率化を支援するプログラムを備えており、コストの抑制、成果の創出、効果の測定を助けてくれます。これが購買を成功させるための3つの鍵です。