Les cycles économiques sont rarement bien prévus, souvent mal interprétés, mais toujours présents. Il existe des cycles macroéconomiques qui touchent l'économie nationale, voire mondiale, et des cycles microéconomiques qui peuvent aussi soutenir votre activité ou la perturber. En tant que professionnel des achats moderne, chargé de gérer la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise, il vous incombe souvent de reconnaître ces cycles, puis de planifier et d'agir en conséquence afin de minimiser les problèmes et de maximiser les opportunités.

En vérité, vous n'êtes pas économiste, même si vous exercez dans les achats depuis un certain temps. Si vous comprenez sans doute l'offre et la demande au sein de votre propre entreprise, il serait présomptueux de prétendre saisir pleinement les tendances mondiales, voire nationales, et leur incidence sur la circulation des biens et des services.

Ce que vous savez, en revanche, c'est que, quel que soit le contexte économique ou le moment du cycle conjoncturel, vous et votre service, quelle qu'en soit la taille, êtes chargés de trois missions :

• Maîtriser les coûts
• Produire des résultats
• Mesurer l'efficacité

Voici nos cinq meilleures pratiques pour les petits services d'achats, des conseils recueillis auprès de professionnels des achats dans l'ensemble du secteur. Elles peuvent vous aider à répondre aux exigences énumérées ci-dessus. Gardez-les à l'esprit et prenez les mesures nécessaires pour les mettre en œuvre en fonction des besoins et des capacités de votre propre organisation.

 

1. FAITES TRAVAILLER LA TECHNOLOGIE POUR VOUS

Le « système » d'approvisionnement que vous utilisez devrait vous aider à gérer efficacement vos objectifs d'entreprise. Vous ne devriez pas avoir à vous démener pour répondre aux exigences du système. En résumé, n'adaptez pas votre structure à la technologie. Adaptez plutôt la technologie à vos besoins spécifiques et à votre organisation. Passez en revue vos processus, exigences, flux de travail et rapports propres à votre entreprise, puis choisissez la technologie qui correspond à votre modèle et répond à vos besoins.

Les systèmes modernes de gestion des achats (PMS) sont adaptables et évolutifs. Une mise en œuvre efficace est primordiale. Vous devez déterminer les informations dont votre service a besoin, ce que la direction de l'entreprise exige en matière de rapports, ainsi que la production et la saisie des données que votre service devra suivre pour assurer un flux d'informations efficace. Cela vous permettra de créer et d'utiliser un tableau de bord de métriques personnalisé pour prendre des décisions fondées sur les données au niveau requis. Ignorez les fioritures des systèmes compliqués, surtout si votre service est de petite taille. Elles ne vous faciliteront pas la tâche et peuvent même nuire à la productivité.

2. DÉFINISSEZ UNE STRATÉGIE D'ACHAT

Les services d'achats efficaces, quelle que soit la taille de l'entreprise, doivent définir leurs stratégies et tactiques d'approvisionnement et s'y tenir afin d'aligner le service sur les objectifs de l'entreprise. Cela commence par une évaluation réaliste des objectifs, des ressources disponibles, des contraintes budgétaires et des délais. Voici quelques questions à se poser :

• Êtes-vous chargé de obtenir le meilleur prix possible sur l'approvisionnement en composants, la meilleure qualité, ou un mélange des deux ? Si les deux, quel est alors le ratio optimal ?
• Vous engagerez-vous dans des achats en volume pour obtenir des prix avantageux, ou éviterez-vous à tout prix l'accumulation de stocks ?
• Utiliserez-vous des enchères d'achat pour obtenir le meilleur prix ?
• Souhaitez-vous et avez-vous besoin d'un service excellent et prévisible auprès d'une liste restreinte de fournisseurs, plutôt que du prix le plus bas ?
• L'approvisionnement stratégique est-il important pour votre entreprise ?
• La marque d'un composant individuel est-elle un facteur de vente clé dans votre marketing aval, ou pouvez-vous substituer des pièces conformes aux spécifications ?
• Êtes-vous prêt à établir un partenariat avec vos fournisseurs pour partager les stocks, le taux de consommation et les besoins prévus en composants, afin de garantir le prix et/ou la disponibilité de ce dont vous avez besoin ?  
• Pouvez-vous définir la meilleure stratégie pour optimiser la contribution des fournisseurs à votre processus, obtenir des niveaux de qualité acceptables, gérer efficacement les risques et répondre aux besoins de vos marchés finaux ?
• Votre stratégie d'achat implique-t-elle toute l'équipe de l'entreprise dans le processus d'approvisionnement, de l'ingénierie au marketing, afin de permettre une vision globale favorisant le changement continu au service de l'efficacité ?

Ce n'est qu'après avoir répondu aux questions applicables à votre situation et élaboré une stratégie cohérente pour votre entreprise et votre service que vous pourrez véritablement commencer à produire les résultats durables dont vous avez besoin.

 

3. CONCENTREZ-VOUS SUR LE COÛT TOTAL DE POSSESSION

Il est important, voire essentiel, de tenir compte de tous les facteurs qui influent sur le coût total du produit, et pas seulement du prix de chaque composant pris isolément.

Les coûts d'acquisition initiaux représentent environ 25 à 40 % du coût total pour la plupart des produits et services. Le solde se compose de l'entreposage, du transport, de l'assurance qualité, des essais, de l'élimination, etc. Les coûts de stockage à eux seuls peuvent représenter jusqu'à 60 % du coût des composants, et englober des éléments comme l'assurance, l'obsolescence et la gestion des déchets.

En établissant des alliances avec des fournisseurs clés , vous pouvez travailler ensemble pour réduire le coût total de possession grâce à une utilisation intelligente de programmes tels que la livraison juste-à-temps, les tests certifiés, etc. Collaborer avec un distributeur national moderne qui a déjà mis en place bon nombre de ces programmes peut également vous aider à atteindre vos objectifs bien plus rapidement que si vous agissiez seul.     

 

4. MAXIMISEZ LES INCITATIONS DES FOURNISSEURS ET DISTRIBUTEURS

Cela semble simple, mais l'utilisation d'un système d'approvisionnement électronique efficace peut signaler à votre service de profiter des dates incitatives de paiement anticipé pour obtenir des remises, des rabais ou des produits supplémentaires. Il est étonnant de voir combien de services d'achats négligent cette stratégie pourtant simple. Ne comptez pas sur votre service comptable ou sur un simple pense-bête pour vous rappeler les dates d'expiration des programmes ou les règles de remise.

Des relations étroites avec vos fournisseurs et vos partenaires distributeurs peuvent également vous aider à profiter de remises sur les fins de série de composants encore viables, de substitutions conformes aux spécifications, ainsi que de tarifs spéciaux pour l'expédition, les essais ou l'emballage sur mesure. Surtout si votre service est de petite taille, vous avez besoin de toute l'aide possible.

 

5. METTEZ EN PLACE DES PLANS DE SECOURS

Un plan de secours intelligent, comprenant des mesures concrètes, un calendrier et des points d'action, peut faire toute la différence entre profit et perte sur une production, et donc sur les bénéfices trimestriels de votre entreprise. Ce plan doit être élaboré en collaboration avec les fournisseurs clés afin d'éviter des scénarios tels que des composants n'arrivant pas à temps, des composants non conformes aux spécifications, des dommages lors du transport, etc.

Vous devriez prendre le temps d'élaborer des scénarios « et si » avec les principales parties prenantes, comme vos partenaires distributeurs, afin d'aboutir à des solutions de rechange bien réfléchies. Que se passe-t-il si le contrôle des composants en ligne ne correspond pas aux spécifications du fournisseur ? Que se passe-t-il si un envoi est perdu à la suite d'un accident, ou retardé par la météo ou les douanes ? Que se passe-t-il si un client refuse un produit en raison de composants de remplacement ?

Réfléchissez aux évolutions possibles et planifiez vos actions à l'avance, avec des mesures concrètes à prendre lorsque les événements surviennent. Il est bien plus facile de planifier et d'agir que de subir et de réagir.

 

6. CHOISISSEZ VOS DISTRIBUTEURS AVEC SAGESSE

Attendez – n'avions-nous pas dit au début qu'il n'y avait que cinq meilleures pratiques ? Eh bien, nous ne voulions pas vous induire en erreur, mais il existe littéralement des dizaines de meilleures pratiques applicables aux opérations d'achat. Mais en voici une de plus à garder à l'esprit alors que vous recherchez l'amélioration continue au sein de votre propre service. En fin de compte, ce pourrait bien être l'une des plus importantes à prendre en considération.

Choisir un distributeur moderne comme partenaire, capable de sourcer des pièces, de proposer des substitutions, de gérer les stocks, de livrer à temps et d'anticiper les besoins futurs, peut contribuer de manière significative au succès de vos opérations commerciales. Non seulement en termes de gain de temps, de coûts et de matériaux, mais aussi en termes de retour sur investissement global pour l'ensemble de votre activité.

Un distributeur national comme Online Components, disposant de programmes destinés à simplifier vos opérations d'approvisionnement, peut vous aider à maîtriser les coûts, produire des résultats et mesurer l'efficacité. Les trois clés du succès en matière d'achats.