Konjunkturzyklen werden selten zutreffend vorhergesagt, oft falsch gedeutet und sind stets präsent. Es gibt Makrozyklen, die die nationale oder sogar globale Wirtschaft beeinflussen, sowie Mikrozyklen, die Ihr Unternehmen ebenso unterstützen wie durcheinanderbringen können. Als moderner Einkaufsprofi, der die Lieferkette Ihres Unternehmens aktiv steuert, liegt es oft an Ihnen, diese Zyklen zu erkennen und entsprechend zu planen und zu handeln, um Probleme zu minimieren und Chancen optimal zu nutzen.

Die Wahrheit ist: Sie sind kein Volkswirt, auch wenn Sie schon länger im Einkauf tätig sind. Auch wenn Sie Angebot und Nachfrage in Ihrem eigenen Unternehmen verstehen mögen, wäre es etwas gewagt anzunehmen, dass Sie globale oder auch nur nationale Trends und deren Auswirkungen auf den Waren- und Dienstleistungsfluss vollständig überblicken.

Was Sie jedoch wissen: In jedem wirtschaftlichen Umfeld und in jeder Phase des Konjunkturzyklus sind Sie und Ihre Abteilung – unabhängig von deren Größe – für drei Dinge verantwortlich:

• Kosten kontrollieren
• Ergebnisse erzielen
• Effektivität messen

Hier sind unsere fünf bewährten Verfahren für kleine Einkaufsabteilungen – Tipps, die von Einkaufsprofis aus der gesamten Branche zusammengetragen wurden. Sie können Ihnen helfen, die oben genannten Anforderungen zu erfüllen. Behalten Sie sie im Hinterkopf und ergreifen Sie Maßnahmen, um sie entsprechend den Bedürfnissen und Möglichkeiten Ihrer eigenen Organisation umzusetzen.

 

1. LASSEN SIE DIE TECHNOLOGIE FÜR SICH ARBEITEN

Das Beschaffungs-„System“, mit dem Sie arbeiten, sollte Ihnen helfen, Ihre Unternehmensziele effektiv zu erreichen. Sie sollten sich nicht abmühen müssen, um den Anforderungen des Systems gerecht zu werden. Kurz gesagt: Passen Sie nicht Ihre Struktur an die Technologie an, sondern die Technologie an Ihre individuellen Bedürfnisse und Ihre Organisation. Überprüfen Sie Ihre spezifischen Prozesse, Anforderungen, Arbeitsabläufe und Berichtswege, und wählen Sie die Technologie, die zu Ihrem Modell passt und Ihre Bedürfnisse erfüllt.

Moderne Systeme zur Einkaufsverwaltung (PMS) sind anpassungsfähig und skalierbar. Eine effektive Implementierung ist entscheidend. Sie müssen festlegen, welche Informationen Ihre Abteilung benötigt, was Ihr Unternehmensmanagement bei der Berichterstattung verlangt, und welche Datenerstellung und -eingabe Ihre Abteilung nachverfolgen muss, um einen effizienten Informationsfluss zu gewährleisten. So können Sie ein individuelles Kennzahlen-Dashboard erstellen und nutzen, um datenbasierte Entscheidungen auf der benötigten Ebene zu treffen. Ignorieren Sie den Schnickschnack komplizierter Systeme, insbesondere wenn Ihre Abteilung klein ist. Er erleichtert Ihre Arbeit nicht, sondern kann der Produktivität sogar im Weg stehen.

2. LEGEN SIE EINE EINKAUFSSTRATEGIE FEST

Effektive Einkaufsabteilungen müssen unabhängig von der Unternehmensgröße ihre Beschaffungsstrategien und -taktiken festlegen und konsequent verfolgen, um die Abteilung an den Unternehmenszielen auszurichten. Das beginnt mit einer realistischen Einschätzung der Ziele, der verfügbaren Ressourcen, der Budgetgrenzen und der Zeitpläne. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Ist es Ihre Aufgabe, beim Bauteilbezug den besten Preis zu erzielen, die beste Qualität – oder eine Mischung aus beidem? Falls beides, wie sieht dann das optimale Verhältnis aus?
• Werden Sie sich für Großeinkäufe entscheiden, um günstige Preise zu erzielen, oder um jeden Preis eine Lagerbestandsanhäufung vermeiden?
• Werden Sie Beschaffungsauktionen nutzen, um den besten Preis zu erzielen?
• Wünschen und benötigen Sie einen exzellenten, verlässlichen Service von einer begrenzten Lieferantenliste, statt auf den niedrigsten Preis zu setzen?
• Ist strategische Beschaffung für Ihr Unternehmen wichtig?
• Ist die Marke einzelner Bauteile ein entscheidender Verkaufsfaktor in Ihrem nachgelagerten Marketing, oder können Sie spezifikationsgerechte Ersatzteile verwenden?
• Sind Sie bereit, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten und Bestände, Verbrauchsraten und prognostizierte Bauteilbedarfe zu teilen, um den Preis und/oder die Verfügbarkeit dessen, was Sie benötigen, zu sichern?  
• Können Sie die beste Strategie festlegen, um den Beitrag der Lieferanten zu Ihrem Prozess zu optimieren, akzeptable Qualitätsniveaus zu erreichen, Risiken effizient zu managen und die Anforderungen Ihrer Endmärkte zu erfüllen?
• Bezieht Ihre Einkaufsstrategie das gesamte Unternehmensteam – von der Entwicklung bis zum Marketing – in den Beschaffungsprozess ein, um eine breite Perspektive zu ermöglichen, die den ständigen Wandel zur Effizienzsteigerung unterstützt?

Erst wenn Sie die für Ihre Situation relevanten Fragen beantwortet und eine schlüssige Strategie für Ihr Unternehmen und Ihre Abteilung entwickelt haben, können Sie effektiv damit beginnen, die kontinuierlichen Ergebnisse zu erzielen, die Sie benötigen.

 

3. KONZENTRIEREN SIE SICH AUF DIE GESAMTBETRIEBSKOSTEN

Es ist wichtig, wenn nicht sogar entscheidend, alle Faktoren zu berücksichtigen, die die Gesamtproduktkosten beeinflussen, und sich nicht nur auf den Preis einzelner Bauteile zu konzentrieren.

Die anfänglichen Beschaffungskosten machen bei den meisten Produkten und Dienstleistungen etwa 25 bis 40 % der Gesamtkosten aus. Der Rest entfällt auf Lagerhaltung, Transport, Qualitätssicherung, Tests, Entsorgung usw. Allein die Bestandskosten können bis zu 60 % der Bauteilkosten ausmachen und Posten wie Versicherung, Veralterung und Abfallmanagement umfassen.

Durch den Aufbau von Allianzen mit wichtigen Lieferanten können Sie gemeinsam die Gesamtbetriebskosten senken, indem Sie Programme wie Just-in-time-Lieferung, zertifizierte Tests usw. clever nutzen. Die Zusammenarbeit mit einem modernen, landesweit tätigen Distributor, der viele dieser Programme bereits eingerichtet hat, kann Ihnen ebenfalls helfen, Ihr Ziel deutlich schneller zu erreichen, als wenn Sie es allein versuchen.     

 

4. NUTZEN SIE ANREIZE VON LIEFERANTEN UND DISTRIBUTOREN OPTIMAL

Das klingt einfach, aber der Einsatz eines effizienten elektronischen Beschaffungssystems kann Ihre Abteilung darauf hinweisen, Anreiztermine für vorzeitige Zahlungen zu nutzen, um Rabatte, Nachlässe oder zusätzliche Ware zu erhalten. Es ist erstaunlich, wie viele Einkaufsabteilungen diese einfache Strategie vernachlässigen. Verlassen Sie sich nicht auf Ihre Buchhaltung oder eine Erinnerungsliste, um Sie an Ablauftermine von Programmen oder Rabattrichtlinien zu erinnern.

Enge Beziehungen zu Ihren Lieferanten und Distributionspartnern können Ihnen auch helfen, Rabatte auf Restbestände noch verwendbarer Bauteile, spezifikationskonforme Ersatzteile sowie Sonderpreise für Versand, Tests oder individuelle Verpackung zu nutzen. Besonders wenn Ihre Abteilung klein ist, brauchen Sie jede Hilfe, die Sie bekommen können.

 

5. HABEN SIE NOTFALLPLÄNE BEREIT

Ein durchdachter Notfallplan mit sinnvollen Maßnahmen, einem Zeitplan und Aktionspunkten kann über Gewinn oder Verlust bei einem Produktionslauf und über die Quartalsgewinne Ihres Unternehmens entscheiden. Der Plan sollte gemeinsam mit wichtigen Lieferanten entwickelt werden, um Szenarien wie verspätet eintreffende Bauteile, Bauteile außerhalb der Spezifikation oder Transportschäden zu vermeiden.

Sie sollten sich die Zeit nehmen, gemeinsam mit wichtigen Stakeholdern, wie Ihren Distributionspartnern, „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu entwickeln, die zu gut durchdachten Alternativen führen. Was, wenn der Inline-Bauteiltest nicht den Lieferantenspezifikationen entspricht? Was, wenn eine Lieferung durch einen Unfall verloren geht oder durch Wetter oder Zoll verzögert wird? Was, wenn ein Kunde ein Produkt wegen Ersatzbauteilen zurückweist?

Denken Sie mögliche Entwicklungen durch und planen Sie Ihre Maßnahmen im Voraus, mit konkreten Schritten, die Sie ergreifen, wenn etwas eintritt. Es ist wesentlich einfacher, zu planen und zu handeln, als etwas zu erleben und darauf reagieren zu müssen.

 

6. WÄHLEN SIE IHRE DISTRIBUTOREN WEISE

Moment – haben wir nicht am Anfang gesagt, dass es nur fünf bewährte Verfahren gibt? Nun, wir wollten Sie nicht in die Irre führen, aber es gibt buchstäblich Dutzende bewährter Verfahren, die auf den Einkauf zutreffen können. Hier ist jedoch noch eines, das Sie im Blick behalten sollten, während Sie eine kontinuierliche Verbesserung in Ihrer eigenen Abteilung anstreben. Letztlich könnte es sogar eines der wichtigeren sein, die es zu berücksichtigen gilt.

Die Wahl eines modernen Distributionspartners, der Teile beschafft, Ersatzteile vorschlägt, Bestände verwaltet, pünktlich liefert und künftige Bedürfnisse antizipiert, kann erheblich zum Erfolg Ihres Geschäftsbetriebs beitragen – nicht nur durch Zeit-, Kosten- und Materialeinsparungen, sondern auch durch eine bessere Kapitalrendite für Ihren gesamten Betrieb.

Ein landesweit tätiger Distributor wie Online Components, der über Programme verfügt, die Ihre Beschaffungsprozesse optimieren, kann Ihnen helfen, Kosten zu kontrollieren, Ergebnisse zu erzielen und die Effektivität zu messen. Die drei Schlüssel zum Erfolg im Einkauf.