Ekonomik döngüler nadiren doğru tahmin edilir, sıklıkla yanlış yorumlanır ve her zaman mevcuttur. Ulusal hatta küresel ekonomiyi etkileyen makro döngüler olduğu gibi, işinizi destekleyebilecek veya alt üst edebilecek mikro döngüler de vardır. Şirketinizin tedarik zincirini yöneten modern bir satın alma profesyoneli olarak, bu döngüleri fark etmek ve sorunları en aza indirip fırsatları en üst düzeye çıkarmak için buna göre planlama yapıp harekete geçmek genellikle size düşer.

Gerçek şu ki, satın alma işinde uzun süredir bulunsanız da bir ekonomist değilsiniz. Kendi işinizdeki arz ve talebi anlıyor olsanız da, küresel hatta ulusal eğilimleri ve bunların mal ve hizmet akışını nasıl etkilediğini tam olarak kavradığınızı varsaymak biraz iddialı olur.

Ancak bildiğiniz şey şu ki, ekonomik ortam ne olursa olsun, iş döngüsünün hangi noktasında olursanız olun, siz ve departmanınız, büyüklüğü ne olursa olsun, üç şeyden sorumlusunuz:

• Maliyetleri kontrol altında tutmak
• Sonuç üretmek
• Etkinliği ölçmek

İşte küçük satın alma departmanları için beş en iyi uygulamamız – sektördeki satın alma profesyonellerinden derlenen ipuçları. Bunlar, yukarıda sıralanan talepleri karşılamanıza yardımcı olabilir. Bunları aklınızda tutun ve kendi kuruluşunuzun ihtiyaç ve yeteneklerine göre uygulamaya koymak için adımlar atın.

 

1. TEKNOLOJİYİ SİZİN İÇİN ÇALIŞTIRIN

Birlikte çalıştığınız satın alma “sistemi”, kurumsal hedeflerinizi etkin biçimde yönetmenize yardımcı olacak şekilde işlemelidir. Sistemin gereksinimlerine uymak için çaba harcamak zorunda kalmamalısınız. Basitçe söylemek gerekirse, yapınızı teknolojiye uydurmayın; teknolojiyi kendi ihtiyaçlarınıza ve kuruluşunuza uydurun. Kendi süreçlerinizi, ihtiyaçlarınızı, iş akışınızı ve raporlamanızı gözden geçirin ve modelinize uyan, ihtiyaçlarınızı karşılayan teknolojiyi seçin.

Modern satın alma yönetim sistemleri (PMS) uyarlanabilir ve ölçeklenebilirdir. Etkili uygulama her şeydir. Departmanınızın hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu, şirket yönetiminin raporlamada ne istediğini ve verimli bir bilgi akışı sağlamak için departmanınızın takip etmesi gereken veri üretimi ve girişini belirlemelisiniz. Bu, ihtiyaç duyduğunuz düzeyde veriye dayalı kararlar almak için özel bir metrik gösterge paneli oluşturup kullanmanızı sağlayacaktır. Özellikle departmanınız küçükse, karmaşık sistemlerin gösterişli ama gereksiz özelliklerini görmezden gelin. Bunlar işinizi kolaylaştırmaz, aksine verimliliğe engel olabilir.

2. BİR SATIN ALMA STRATEJİSİ BELİRLEYİN

Kuruluşun büyüklüğü ne olursa olsun, etkili satın alma departmanlarının, departmanı şirket hedefleriyle uyumlu hale getirmek için tedarik stratejilerini ve taktiklerini belirlemesi ve bunlara bağlı kalması gerekir. Bu, hedeflerin, mevcut kaynakların, bütçe kısıtlamalarının ve zaman çizelgelerinin gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesiyle başlar. İşte sorulması gereken bazı sorular:

• Göreviniz bileşen tedarikinde en iyi fiyatı elde etmekmi, en iyi kalite mi, yoksa ikisinin bir karışımı mı? İkisi de ise, en uygun karışım oranı nedir?
• Uygun fiyat elde etmek için toplu alıma mı yöneleceksiniz, yoksa her ne pahasına olursa olsun stok birikiminden mi kaçınacaksınız?
• En iyi fiyatı elde etmek için satın alma açık artırmalarını kullanacak mısınız?
• En düşük fiyat yerine, sınırlı bir tedarikçi listesinden mükemmel, öngörülebilir hizmet istiyor ve buna ihtiyaç duyuyor musunuz?
• Stratejik tedarik işletmeniz için önemli mi?
• Bireysel bileşen markası, alt pazarlamanızda önemli bir satış faktörü mü, yoksa spesifikasyona uygun parçalarla ikame edebilir misiniz?
• İhtiyacınız olanın fiyatını ve/veya bulunabilirliğini garanti altına almak için tedarikçilerle envanteri, tüketim hızını ve öngörülen bileşen ihtiyaçlarını paylaşacak şekilde ortaklık kurmaya istekli misiniz?  
• Tedarikçilerin sürecinize katkısını optimize etmek, kabul edilebilir kalite seviyelerine ulaşmak, riski verimli şekilde yönetmek ve son pazarlarınızın ihtiyaçlarını karşılamak için en iyi stratejiyi belirleyebilir misiniz?
• Satın alma stratejiniz, verimliliği desteklemek için sürekli değişimi kolaylaştırabilecek geniş bir bakış açısı sağlamak amacıyla, mühendislikten pazarlamaya kadar tüm kurumsal ekibi tedarik sürecine dahil ediyor mu?

Yalnızca kendi durumunuza uygun soruları yanıtladığınızda ve şirketiniz ile departmanınız için tutarlı bir strateji geliştirdiğinizde, ihtiyaç duyduğunuz sürekli sonuçları etkili bir şekilde üretmeye başlayabilirsiniz.

 

3. TOPLAM SAHİP OLMA MALİYETİNE ODAKLANIN

Toplam ürün maliyetini etkileyen tüm faktörleri göz önünde bulundurmak, kritik olmasa bile önemlidir; yalnızca tek tek bileşen fiyatlarına odaklanmamak gerekir.

Peşin edinim maliyetleri, çoğu ürün ve hizmet için toplam maliyetin yaklaşık %25 ila %40'ını oluşturur. Geri kalanı depolama, nakliye, kalite güvencesi, test, imha vb. oluşturur. Yalnızca envanter maliyetleri bileşen maliyetinin %60'ına kadar çıkabilir ve sigorta, eskime ve atık yönetimi gibi kalemleri içerebilir.

Şunlarla ittifaklar kurarak: Kilit tedarikçilerle ittifaklar kurarak, tam zamanında teslimat, sertifikalı test gibi programları akıllıca kullanarak toplam sahip olma maliyetini birlikte azaltabilirsiniz. Bu programların çoğunu zaten uygulamaya koymuş modern bir ulusal distribütörle çalışmak da, bunu tek başınıza yapmaktan çok daha hızlı bir şekilde hedefinize ulaşmanıza yardımcı olabilir.     

 

4. TEDARİKÇİ VE DİSTRİBÜTÖRLERDEN GELEN TEŞVİKLERİ EN ÜST DÜZEYE ÇIKARIN

Bu basit gibi görünse de, verimli bir elektronik satın alma sistemi kullanmak, departmanınızın erken ödeme yaparak indirim, iade veya ek ürün kazanmak için teşvik tarihlerinden yararlanmasını sağlayabilir. Bu kadar çok satın alma departmanının bu basit stratejiyi ihmal etmesi şaşırtıcı. Program son tarihlerini veya iade kurallarını size hatırlatması için muhasebe departmanınıza veya bir hatırlatma dosyasına güvenmeyin.

Tedarikçileriniz ve distribütör ortaklarınızla yakın ilişkiler, hâlâ kullanılabilir bileşenlerin son parti indirimlerinden, spesifikasyona uygun ikamelerden ve nakliye, test veya özel ambalajda özel fiyatlandırmadan yararlanmanıza da yardımcı olabilir. Özellikle departmanınız küçükse, alabileceğiniz her türlü yardıma ihtiyacınız vardır.

 

5. ACİL DURUM PLANLARI HAZIR BULUNDURUN

Anlamlı eylem adımları, zaman çizelgesi ve eylem noktaları içeren akıllı bir acil durum planı, bir üretim partisinde kâr ile zarar arasındaki farkı ve şirketinizin üç aylık kârlarını belirleyebilir. Bileşenlerin zamanında ulaşmaması, spesifikasyon dışı bileşenler, sevkiyat hasarı gibi senaryolardan kaçınmak için bu plan, kilit tedarikçilerle birlikte geliştirilmelidir.

Distribütör ortaklarınız gibi kilit paydaşlarla birlikte, iyi düşünülmüş alternatiflere yol açan “ya olursa” senaryoları geliştirmek için zaman ayırmalısınız. Ya hat içi bileşen testi tedarikçi spesifikasyonlarıyla eşleşmezse? Ya bir sevkiyat kaza sonucu kaybolur veya hava koşulları ya da gümrük nedeniyle gecikirse? Ya bir müşteri ikame bileşenler nedeniyle ürünü reddederse?

Olası gelişmeleri düşünün ve bir şeyler meydana geldiğinde atılacak somut adımlarla eylemlerinizi önceden planlayın. Bir şeyi yaşayıp buna tepki vermek yerine, önceden planlayıp harekete geçmek çok daha kolaydır.

 

6. DİSTRİBÜTÖRLERİ AKILLICA SEÇİN

Bir dakika – başta yalnızca beş En İyi Uygulama olduğunu söylemedik mi? Sizi yanıltmak gibi bir niyetimiz yoktu elbette, ancak satın alma operasyonlarına uygulanabilecek gerçekten onlarca en iyi uygulama var. Ancak kendi departmanınızda sürekli iyileştirme ararken aklınızda tutmanız gereken bir tane daha var. Sonuçta, göz önünde bulundurulması gereken daha önemli uygulamalardan biri olabilir.

Parça tedarik eden, ikame önerileri sunan, envanteri yöneten, zamanında teslimat yapan ve gelecekteki ihtiyaçları öngören modern bir distribütörle ortaklık kurmayı seçmek, iş operasyonlarınızın başarısına önemli ölçüde katkıda bulunabilir. Bu yalnızca zaman, maliyet ve malzeme tasarrufunda değil, tüm operasyonunuz için nihai yatırım getirisinde de geçerlidir.

Online Components gibi ulusal bir distribütör, tedarik operasyonlarınızı düzene sokmaya yardımcı olacak programlarla, maliyetleri kontrol altında tutmanıza, sonuç üretmenize ve etkinliği ölçmenize yardımcı olabilir. Satın almada başarının üç anahtarı.