Economische cycli worden zelden voorspeld, vaak verkeerd geïnterpreteerd en altijd aanwezig. Er zijn macrocycli die de nationale of zelfs de wereldeconomie beïnvloeden, en microcycli die je bedrijf ook kunnen ondersteunen of juist kunnen verstoren. Als moderne inkoopprofessional, actief in het beheren van de toeleveringsketen bij je bedrijf, is het vaak jouw taak om deze cycli te herkennen en dienovereenkomstig te plannen en te handelen om problemen te minimaliseren en kansen te maximaliseren.

De waarheid is dat je geen econoom bent, zelfs niet als je al een tijdje in het inkoopvak zit. Hoewel je vraag en aanbod in je eigen bedrijf misschien begrijpt, is het een beetje vergezocht om aan te nemen dat je volledig op de hoogte bent van wereldwijde, of zelfs nationale trends en hoe deze de stroom van goederen en diensten kunnen beïnvloeden.

Wat je wel weet, is dat in elke economische omgeving, op elk moment in de bedrijfscyclus, jij en je afdeling, ongeacht de grootte, belast zijn met het doen van drie dingen:

• Kosten beheersen
• Resultaten produceren
• Effectiviteit meten

Hier zijn onze vijf beste praktijken voor kleine inkoopafdelingen – tips verzameld van inkoopprofessionals uit de hele sector. Ze kunnen je helpen om aan de bovengenoemde eisen te voldoen. Houd ze in gedachten en neem stappen om ze te implementeren op basis van de behoeften en mogelijkheden van je eigen organisatie.

 

1.  LAAT TECHNOLOGIE VOOR JOU WERKEN

Het inkoop“systeem” waarmee je werkt, moet functioneren om je effectief te helpen je bedrijfsdoelen te behalen. Je zou niet moeten worstelen om te voldoen aan de eisen van het systeem. Simpel gezegd, pas je structuur niet aan aan de technologie. Pas de technologie aan aan je individuele behoeften en organisatie. Bekijk je unieke processen, eisen, workflow en rapportage, en selecteer de technologie die past bij jouw model en aan je behoeften voldoet.

Moderne inkoopbeheersystemen (PMS) zijn aanpasbaar en schaalbaar. Effectieve implementatie is alles. Je moet bepalen welke informatie je afdeling nodig heeft, wat je bedrijfsleiding vereist in rapportage, en welke gegevensproductie en -invoer je afdeling moet bijhouden om een efficiënte informatiestroom te stimuleren. Dat stelt je in staat om een aangepast metrics-dashboard te bouwen en te gebruiken om datagestuurde beslissingen te nemen op het niveau dat je nodig hebt. Negeer de toeters en bellen van complexe systemen, vooral als je afdeling klein is. Ze maken je taak niet makkelijker en kunnen de productiviteit zelfs in de weg staan.

2.  DEFINIEER EEN INKOOPSTRATEGIE

Effectieve inkoopafdelingen in organisaties van elke omvang moeten hun inkoopstrategieën en -tactieken definiëren en zich daaraan houden om de afdeling af te stemmen op de bedrijfsdoelen. Dit begint met een realistische inschatting van doelstellingen, beschikbare middelen, budgetbeperkingen en tijdlijnen. Hier zijn enkele vragen om te stellen:

• Ben je belast met het verkrijgen van de beste prijzen bij het sourcen van componenten, de beste kwaliteit, of een mix van beide? Als het beide is, wat is dan die optimale mixverhouding?
• Zul je je vastleggen op volumeaankopen om gunstige prijzen te verkrijgen, of vermijd je voorraadopbouw tegen elke prijs?
• Zul je inkoopveilingen gebruiken om de beste prijzen te verkrijgen?
• Wil en heb je uitstekende, voorspelbare service nodig van een beperkte leverancierslijst in plaats van de laagste prijs?
• Is strategische inkoop belangrijk voor je bedrijf?
• Is individuele componentmerkvoering een belangrijke verkoopfactor in je downstream-marketing, of kun je vervangende onderdelen conform specificatie gebruiken?
• Ben je bereid om samen te werken met leveranciers om voorraad, verbruikssnelheid en geplande componentbehoeften te delen om de prijs en/of beschikbaarheid van wat je nodig hebt te garanderen?  
• Kun je de beste strategie definiëren om de bijdrage van leveranciers aan je proces te optimaliseren, aanvaardbare kwaliteitsniveaus te bereiken, risico's efficiënt te beheren en te voldoen aan de behoeften van je eindmarkten?
• Betrekt je inkoopstrategie het hele bedrijfsteam bij het sourcingproces, van engineering tot marketing, om een breed perspectief mogelijk te maken dat constante verandering kan faciliteren ter ondersteuning van efficiëntie?

Pas wanneer je de vragen hebt beantwoord die van toepassing zijn op je eigen situatie, en een coherente strategie hebt ontwikkeld voor je bedrijf en afdeling, kun je effectief beginnen met het produceren van de doorlopende resultaten die je nodig hebt.

 

3.  FOCUS OP TOTALE EIGENDOMSKOSTEN

Het is belangrijk, zo niet cruciaal, om alle factoren te overwegen die de totale productkosten beïnvloeden, en niet alleen de prijs van individuele componenten eruit te lichten.

Aanschafkosten aan het begin maken ongeveer 25 tot 40% uit van de totale kosten voor de meeste producten en diensten. De rest bestaat uit opslag, transport, kwaliteitsborging, testen, afvalverwerking, enz. Voorraadkosten alleen al kunnen tot 60% van de componentkosten uitmaken en kunnen zaken omvatten zoals verzekering, veroudering en afvalbeheer.

Door allianties aan te gaan met belangrijke leveranciers kun je samenwerken om de totale eigendomskosten te verlagen door slim gebruik te maken van programma's zoals just-in-time levering, gecertificeerd testen, enz. Samenwerken met een moderne landelijke distributeur die veel van deze programma's al heeft, kan je ook helpen om veel sneller te bereiken waar je moet zijn dan wanneer je het alleen doet.     

 

4.  MAXIMALISEER INCENTIVES VAN LEVERANCIERS & DISTRIBUTEURS

Dit klinkt eenvoudig, maar het gebruik van een efficiënt elektronisch inkoopsysteem kan je afdeling erop attenderen om te profiteren van incentive-data voor vroege betaling om kortingen, rabatten of extra product te verdienen. Het is verbazingwekkend hoeveel inkoopafdelingen deze eenvoudige strategie kunnen verwaarlozen. Vertrouw niet op je boekhoudafdeling of een herinneringsbestand om je te herinneren aan verloopdata van programma's of richtlijnen voor rabatten.

Nauwe relaties met je leveranciers en distributiepartners kunnen je ook helpen profiteren van kortingen op de laatste voorraad van geschikte componenten, spec-conforme vervangingen, en speciale prijzen voor verzending, testen of aangepaste verpakking. Vooral als je afdeling klein is, heb je alle hulp nodig die je kunt krijgen.

 

5.  HEB NOODPLANNEN GEREED

Een doordacht noodplan met betekenisvolle actiestappen, tijdlijn en actiepunten kan het verschil betekenen tussen winst en verlies op een productierun en de kwartaalwinst van je bedrijf. Het plan moet worden ontwikkeld in samenwerking met belangrijke leveranciers om scenario's te vermijden zoals componenten die niet op tijd aankomen, componenten die niet aan de specificatie voldoen, transportschade, enz.

Je zou de tijd moeten nemen om “wat-als”-scenario's te ontwikkelen met belangrijke belanghebbenden, zoals je distributiepartners, die leiden tot goed doordachte alternatieven. Wat als in-line componenttesten niet overeenkomt met de leveranciersspecificaties? Wat als een zending verloren gaat door een ongeval, of vertraagd wordt door weer of douane? Wat als een klant een product afkeurt vanwege vervangende componenten?

Denk je potentiële ontwikkelingen door en plan je acties vooraf, met concrete stappen om te nemen wanneer dingen gebeuren. Het is veel eenvoudiger om te plannen en te handelen, dan om te ervaren en te reageren.

 

6.  KIES DISTRIBUTEURS VERSTANDIG

Wacht – we zeiden aan het begin dat er slechts vijf beste praktijken waren? Nou, we bedoelden niet je te misleiden, maar er zijn letterlijk tientallen best practices die van toepassing kunnen zijn op inkoopactiviteiten. Maar hier is er nog een om in gedachten te houden terwijl je streeft naar continue verbetering in je eigen afdeling. Aan het einde van de dag kan het een van de belangrijkere zijn om in overweging te nemen.

Het kiezen van een moderne distributieoperatie als partner, om onderdelen te sourcen, vervangingen voor te stellen, voorraad te beheren, op tijd te leveren en toekomstige behoeften te anticiperen, kan aanzienlijk bijdragen aan het succes van je bedrijfsactiviteiten. Niet alleen in tijd-, kosten- en materiaalbesparingen, maar ook in het rendement op investering voor je gehele bedrijfsvoering.

Een landelijke distributeur zoals Online Components, met programma's die zijn ingericht om je sourcingactiviteiten te stroomlijnen, kan je helpen kosten te beheersen, resultaten te produceren en effectiviteit te meten. De drie sleutels tot succes in inkoop.