경기 순환은 예측되는 경우가 드물고 흔히 잘못 해석되지만, 언제나 존재합니다. 국가 경제나 세계 경제에 영향을 미치는 거시적 순환도 있고, 여러분의 사업을 뒷받침하거나 오히려 혼란에 빠뜨릴 수 있는 미시적 순환도 있습니다. 회사의 공급망 관리를 담당하는 현대적인 구매 전문가로서, 이러한 순환을 파악하고 그에 맞춰 계획하고 행동하여 문제를 최소화하고 기회를 극대화하는 것은 흔히 여러분의 몫입니다.

사실 여러분은 구매 업무를 오래 해왔다 하더라도 경제학자는 아닙니다. 자사 사업의 수요와 공급은 이해하고 있을지 몰라도, 세계적 혹은 전국적 동향과 그것이 상품과 서비스의 흐름에 미치는 영향을 완전히 파악하고 있다고 가정하는 것은 다소 무리가 있습니다.

그러나 여러분이 확실히 아는 것은, 어떤 경제 환경에서든, 경기 순환의 어느 지점에 있든, 규모와 상관없이 여러분과 여러분의 부서는 세 가지 일을 수행할 책임이 있다는 것입니다.

• 비용 절감
• 성과 창출
• 효과 측정

다음은 업계 전반의 구매 전문가들로부터 모은, 소규모 구매 부서를 위한 다섯 가지 모범 사례입니다. 이는 위에서 언급한 요구 사항을 충족하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 염두에 두고 자신의 조직의 필요와 역량에 맞춰 실행에 옮기기 위한 조치를 취하십시오.

 

1. 기술이 당신을 위해 일하게 하라

여러분이 사용하는 구매 “시스템”은 회사 목표를 효과적으로 관리하도록 돕는 기능을 해야 합니다. 시스템의 요구에 맞추기 위해 애쓸 필요는 없습니다. 간단히 말해, 조직 구조를 기술에 맞추지 말고 기술을 여러분의 개별적인 필요와 조직에 맞추십시오. 자사만의 프로세스, 요구 사항, 워크플로, 보고 체계를 검토하고, 자사의 모델에 맞고 필요를 충족하는 기술을 선택하십시오.

현대적인 구매 관리 시스템(PMS)은 적응력이 뛰어나고 확장이 가능합니다. 효과적인 구현이 가장 중요합니다. 여러분의 부서에 어떤 정보가 필요한지, 경영진이 보고에서 무엇을 요구하는지, 그리고 효율적인 정보 흐름을 위해 부서가 추적해야 할 데이터 생성 및 입력이 무엇인지 파악해야 합니다. 그래야 필요한 수준에서 데이터 기반 의사 결정을 내리기 위한 맞춤형 지표 대시보드를 구축하고 활용할 수 있습니다. 특히 부서 규모가 작다면 복잡한 시스템의 화려하지만 불필요한 기능들은 무시하십시오. 그런 기능들은 업무를 더 쉽게 만들어주지 않으며, 오히려 생산성을 저해할 수 있습니다.

2. 구매 전략을 수립하라

조직 규모와 상관없이 효과적인 구매 부서는 부서를 회사 목표에 맞추기 위해 조달 전략과 전술을 수립하고 이를 고수해야 합니다. 이는 목표, 가용 자원, 예산 제약, 일정에 대한 현실적인 평가에서 시작됩니다. 다음은 스스로에게 던져볼 만한 몇 가지 질문입니다.

• 여러분의 과제는 부품 소싱에서 최적의 가격을 확보하는 것인가요, 아니면 최상의 품질인가요, 혹은 둘의 조합인가요? 둘 다라면, 그 최적의 비율은 무엇인가요?
• 유리한 가격을 얻기 위해 대량 구매를 감행할 것인가요, 아니면 어떤 대가를 치르더라도 재고 누적을 피할 것인가요?
• 최상의 가격을 얻기 위해 구매 경매를 활용할 것인가요?
• 최저가보다는 제한된 공급업체 목록에서 우수하고 예측 가능한 서비스를 원하고 필요로 하나요?
• 전략적 소싱이 여러분의 사업에 중요한가요?
• 개별 부품의 브랜드가 후속 마케팅에서 핵심적인 판매 요소인가요, 아니면 규격에 맞는 부품으로 대체할 수 있나요?
• 필요한 것의 가격 및/또는 가용성을 보장하기 위해 재고, 소진율, 예상 부품 수요를 공유하며 공급업체와 협력할 의향이 있나요?  
• 공급업체가 여러분의 프로세스에 기여하는 바를 최적화하고, 수용 가능한 품질 수준을 확보하며, 위험을 효율적으로 관리하고, 최종 시장의 요구를 충족하기 위한 최선의 전략을 정의할 수 있나요?
• 여러분의 구매 전략은 효율성을 뒷받침하는 지속적인 변화를 촉진할 수 있는 폭넓은 관점을 확보하기 위해, 엔지니어링부터 마케팅에 이르기까지 전사적인 팀을 소싱 과정에 참여시키고 있나요?

자신의 상황에 해당하는 질문에 답하고 회사와 부서를 위한 일관된 전략을 수립했을 때에야 비로소 필요한 지속적인 성과를 효과적으로 만들어내기 시작할 수 있습니다.

 

3. 총소유비용에 집중하라

제품의 총비용에 영향을 미치는 모든 요소를 고려하는 것은, 결정적이지는 않더라도 중요하며, 개별 부품 가격만을 따로 떼어 봐서는 안 됩니다.

대부분의 제품과 서비스에서 초기 취득 비용은 총비용의 약 25~40%를 차지합니다. 나머지는 창고 보관, 운송, 품질 보증, 테스트, 폐기 등으로 구성됩니다. 재고 비용만으로도 부품 비용의 최대 60%를 차지할 수 있으며, 여기에는 보험, 진부화, 폐기물 관리 등이 포함됩니다.

핵심 공급업체 와 협력 관계를 구축하면, 적시 배송(JIT), 인증 테스트 등의 프로그램을 현명하게 활용하여 총소유비용을 함께 줄여나갈 수 있습니다. 이러한 프로그램을 이미 다수 갖추고 있는 현대적인 전국 유통업체와 협력하면 혼자 힘으로 하는 것보다 훨씬 더 빠르게 목표에 도달하는 데에도 도움이 됩니다.     

 

4. 공급업체 및 유통업체의 인센티브를 최대한 활용하라

간단하게 들리겠지만, 효율적인 전자 구매 시스템을 사용하면 조기 결제를 통해 리베이트, 할인 또는 추가 제품을 얻을 수 있는 인센티브 기한을 부서에 알려줄 수 있습니다. 이렇게 간단한 전략을 놓치는 구매 부서가 그렇게나 많다는 것이 놀라울 따름입니다. 프로그램 만료일이나 리베이트 지침을 알려주는 일을 회계 부서나 메모 파일에 의존하지 마십시오.

공급업체 및 유통 파트너와의 긴밀한 관계는 여전히 사용 가능한 부품의 재고 정리 할인, 규격에 맞는 대체품, 배송·테스트·맞춤 포장에 대한 특별 가격 혜택을 활용하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 특히 부서 규모가 작다면 얻을 수 있는 모든 도움이 필요합니다.

 

5. 비상 계획을 마련하라

의미 있는 실행 단계, 일정, 실행 포인트를 갖춘 지능적인 비상 계획은 한 번의 생산 라운드에서의 손익, 나아가 회사의 분기 수익을 좌우할 수 있습니다. 이 계획은 부품이 제때 도착하지 않거나, 규격에 맞지 않거나, 배송 중 손상되는 등의 상황을 피하기 위해 핵심 공급업체와 함께 수립해야 합니다.

유통 파트너와 같은 핵심 이해관계자들과 함께 시간을 들여 “만약에” 시나리오를 개발하여 충분히 검토된 대안을 마련해야 합니다. 만약 인라인 부품 테스트가 공급업체 규격과 일치하지 않는다면? 만약 배송이 사고로 분실되거나 날씨나 세관 때문에 지연된다면? 만약 고객이 대체 부품 때문에 제품을 거부한다면?

발생 가능한 상황을 미리 생각해보고, 실제로 문제가 발생했을 때 취할 구체적인 조치와 함께 행동 계획을 사전에 세워두십시오. 상황을 겪고 나서 대응하는 것보다 미리 계획하고 행동하는 것이 훨씬 쉽습니다.

 

6. 유통업체를 현명하게 선택하라

잠깐만요 – 처음에 다섯 가지 모범 사례만 있다고 말씀드리지 않았나요? 사실 여러분을 오도하려던 것은 아니지만, 구매 운영에 적용할 수 있는 모범 사례는 말 그대로 수십 가지에 달합니다. 하지만 자신의 부서에서 지속적인 개선을 추구하는 동안 염두에 두어야 할 한 가지가 더 있습니다. 결국 이것이 고려해야 할 사항 중 더 중요한 것 중 하나일 수 있습니다.

부품을 조달하고, 대체품을 제안하며, 재고를 관리하고, 제때 배송하며, 향후 필요를 예측해 줄 현대적인 유통 파트너를 선택하는 것은 여러분의 사업 운영 성공에 크게 기여할 수 있습니다. 이는 시간, 비용, 자재 절감뿐만 아니라 전체 운영에 대한 최종 투자 수익 측면에서도 그렇습니다.

Online Components와 같은 전국 유통업체는 소싱 운영을 간소화하는 데 도움이 되는 프로그램을 갖추고 있어, 비용 절감, 성과 창출, 효과 측정에 도움을 줄 수 있습니다. 구매 성공을 위한 세 가지 열쇠입니다.