I cicli economici sono raramente previsti, spesso fraintesi e sempre presenti. Esistono cicli macro che influenzano l'economia nazionale o persino globale, e cicli micro che possono anche sostenere, o mettere a repentaglio, la tua attività. In qualità di moderno professionista degli acquisti, attivo nella gestione della supply chain della tua azienda, spesso spetta a te riconoscere questi cicli e pianificare e agire di conseguenza per ridurre al minimo i problemi e massimizzare le opportunità.

La verità è che non sei un economista, anche se sei nel settore degli acquisti da tempo. Anche se puoi comprendere la domanda e l'offerta nella tua attività, è un po' azzardato presumere di avere piena consapevolezza delle tendenze globali, o persino nazionali, e di come queste possano influenzare il flusso di beni e servizi.

Ciò che sai per certo è che, in qualsiasi contesto economico, e in qualunque fase del ciclo economico ci si trovi, tu e il tuo reparto, indipendentemente dalle dimensioni, avete il compito di fare tre cose:

• Contenere i costi
• Produrre risultati
• Misurare l'efficacia

Ecco le nostre Cinque Best Practice per i piccoli reparti acquisti, consigli raccolti tra professionisti degli acquisti di tutto il settore. Possono aiutarti a soddisfare le esigenze elencate sopra. Tienile a mente e adotta le misure necessarie per metterle in pratica in base alle esigenze e alle capacità della tua organizzazione.

 

1. FAI LAVORARE LA TECNOLOGIA PER TE

Il “sistema” di approvvigionamento con cui lavori dovrebbe aiutarti a gestire efficacemente i tuoi obiettivi aziendali. Non dovresti sforzarti di adattarti alle esigenze del sistema. In parole semplici, non adattare la tua struttura alla tecnologia. Adatta la tecnologia alle tue esigenze individuali e alla tua organizzazione. Rivedi i tuoi processi, le tue esigenze, i flussi di lavoro e la reportistica specifici, e scegli la tecnologia che corrisponde al tuo modello e soddisfa le tue esigenze.

I moderni sistemi di gestione degli acquisti (PMS) sono adattabili e scalabili. Un'implementazione efficace è tutto. Devi determinare le informazioni di cui il tuo reparto ha bisogno, ciò che la direzione aziendale richiede in termini di reportistica, e la produzione e l'inserimento dei dati che il tuo reparto dovrà monitorare per garantire un flusso informativo efficiente. Questo ti permetterà di creare e utilizzare una dashboard di metriche personalizzata per prendere decisioni basate sui dati al livello richiesto. Ignora le funzionalità superflue dei sistemi complicati, specialmente se il tuo reparto è piccolo. Non ti semplificheranno il compito e possono anzi ostacolare la produttività.

2. DEFINISCI UNA STRATEGIA DI ACQUISTO

I reparti acquisti efficaci, indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione, devono definire le proprie strategie e tattiche di approvvigionamento e attenersi ad esse per allineare il reparto agli obiettivi aziendali. Questo inizia con una valutazione realistica degli obiettivi, delle risorse disponibili, dei limiti di budget e delle tempistiche. Ecco alcune domande da porsi:

• Hai il compito di ottenere il miglior prezzo nell'approvvigionamento dei componenti, la migliore qualità, o un mix di entrambi? Se entrambi, qual è il rapporto di mix ottimale?
• Ti impegnerai in acquisti all'ingrosso per ottenere prezzi favorevoli, o eviterai a ogni costo l'accumulo di scorte?
• Utilizzerai le aste di approvvigionamento per ottenere il miglior prezzo?
• Desideri e hai bisogno di un servizio eccellente e prevedibile da un elenco limitato di fornitori, piuttosto che del prezzo più basso?
• Il sourcing strategico è importante per la tua attività?
• Il marchio del singolo componente è un fattore di vendita chiave nel tuo marketing a valle, oppure puoi sostituirlo con componenti conformi alle specifiche?
• Sei disposto a collaborare con i fornitori per condividere le scorte, il tasso di consumo e le esigenze previste di componenti, al fine di garantire il prezzo e/o la disponibilità di ciò di cui hai bisogno?  
• Riesci a definire la strategia migliore per ottimizzare il contributo dei fornitori al tuo processo, ottenere livelli di qualità accettabili, gestire efficacemente il rischio e soddisfare le esigenze dei tuoi mercati finali?
• La tua strategia di acquisto coinvolge l'intero team aziendale nel processo di approvvigionamento, dall'ingegneria al marketing, per consentire una visione ampia in grado di facilitare il cambiamento costante a sostegno dell'efficienza?

Solo dopo aver risposto alle domande pertinenti alla tua situazione specifica e aver sviluppato una strategia coerente per la tua azienda e il tuo reparto, potrai iniziare efficacemente a produrre i risultati continuativi di cui hai bisogno.

 

3. CONCENTRATI SUL COSTO TOTALE DI PROPRIETÀ

È importante, se non addirittura fondamentale, considerare tutti i fattori che incidono sul costo totale del prodotto, e non concentrarsi esclusivamente sul prezzo dei singoli componenti.

I costi di acquisizione iniziali rappresentano circa il 25-40% del costo totale per la maggior parte dei prodotti e servizi. Il resto è costituito da magazzinaggio, trasporto, controllo qualità, test, smaltimento, ecc. I soli costi di inventario possono rappresentare fino al 60% del costo dei componenti e possono includere elementi come assicurazione, obsolescenza e gestione dei rifiuti.

Stabilendo alleanze con i fornitori chiave potete collaborare per ridurre il costo totale di proprietà attraverso l'uso intelligente di programmi come la consegna just-in-time, i test certificati, ecc. Lavorare con un moderno distributore nazionale che ha già molti di questi programmi in atto può anche aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo molto più rapidamente rispetto a farlo da solo.     

 

4. MASSIMIZZA GLI INCENTIVI DA FORNITORI E DISTRIBUTORI

Sembra semplice, ma l'utilizzo di un sistema di approvvigionamento elettronico efficiente può segnalare al tuo reparto di approfittare delle date di incentivo per il pagamento anticipato al fine di ottenere sconti, rimborsi o prodotti aggiuntivi. È sorprendente quanti reparti acquisti trascurino questa semplice strategia. Non affidarti al reparto contabilità o a un promemoria per ricordarti le date di scadenza dei programmi o le linee guida sui rimborsi.

Rapporti stretti con i tuoi fornitori e partner distributori possono anche aiutarti ad approfittare di sconti sulle scorte residue di componenti ancora validi, sostituzioni conformi alle specifiche e prezzi speciali per spedizione, test o imballaggi personalizzati. Soprattutto se il tuo reparto è piccolo, hai bisogno di tutto l'aiuto possibile.

 

5. PREDISPONI PIANI DI CONTINGENZA

Un piano di contingenza intelligente, con azioni concrete, tempistiche e punti d'azione significativi, può fare la differenza tra profitto e perdita su una produzione e sui profitti trimestrali della tua azienda. Il piano dovrebbe essere sviluppato in collaborazione con i fornitori chiave per evitare scenari come componenti che non arrivano in tempo, componenti fuori specifica, danni alla spedizione, ecc.

Dovresti dedicare del tempo a sviluppare scenari “what-if” con i principali stakeholder, come i tuoi partner distributori, che portino ad alternative ben ponderate. Cosa succede se il test in linea dei componenti non corrisponde alle specifiche del fornitore? Cosa succede se una spedizione va perduta per un incidente, o viene ritardata dal meteo o dalla dogana? Cosa succede se un cliente rifiuta il prodotto a causa di componenti sostitutivi?

Rifletti sui possibili sviluppi e pianifica in anticipo le tue azioni, con passi concreti da seguire quando le cose accadono. È molto più facile pianificare e agire, piuttosto che subire e reagire.

 

6. SCEGLI I DISTRIBUTORI CON SAGGEZZA

Aspetta – all'inizio non avevamo detto che c'erano solo cinque Best Practice? Beh, non intendevamo trarti in inganno, ma esistono letteralmente dozzine di best practice applicabili alle operazioni di acquisto. Ecco però un'altra da tenere a mente mentre cerchi il miglioramento continuo nel tuo reparto. In fin dei conti, potrebbe essere una delle più importanti da considerare.

Scegliere un'operazione di distribuzione moderna con cui collaborare, che si occupi di reperire componenti, suggerire sostituzioni, gestire l'inventario, consegnare puntualmente e anticipare le esigenze future, può contribuire in modo significativo al successo delle tue operazioni aziendali. Non solo in termini di tempo, costi e risparmio sui materiali, ma anche in termini di ritorno sull'investimento per l'intera operazione.

Un distributore nazionale come Online Components, con programmi già in atto per aiutarti a snellire le tue operazioni di approvvigionamento, può aiutarti a contenere i costi, produrre risultati e misurare l'efficacia. Le tre chiavi del successo negli acquisti.