Los ciclos económicos rara vez se pronostican con precisión, a menudo se malinterpretan y siempre están presentes. Existen ciclos macro que afectan a la economía nacional o incluso global, y ciclos micro que también pueden respaldar su negocio o causarle estragos. Como profesional de compras moderno, encargado de gestionar la cadena de suministro de su empresa, a menudo es usted quien debe reconocer estos ciclos, y planificar y actuar en consecuencia para minimizar los problemas y maximizar las oportunidades.

La verdad es que usted no es economista, aunque lleve tiempo en el mundo de las compras. Si bien puede entender la oferta y la demanda dentro de su propio negocio, resulta un tanto excesivo suponer un conocimiento total de las tendencias globales, o incluso nacionales, y de cómo pueden afectar el flujo de bienes y servicios.

Lo que sí sabe es que, en cualquier entorno económico y en cualquier punto del ciclo empresarial, usted y su departamento, sin importar su tamaño, son responsables de hacer tres cosas:

• Contener los costos
• Producir resultados
• Medir la eficacia

Estas son nuestras cinco mejores prácticas para departamentos de compras pequeños: consejos recopilados de profesionales de compras de toda la industria. Pueden ayudarle a cumplir con las exigencias mencionadas anteriormente. Téngalas presentes y tome las medidas necesarias para implementarlas según las necesidades y capacidades de su propia organización.

 

1. HAGA QUE LA TECNOLOGÍA TRABAJE PARA USTED

El “sistema” de adquisiciones con el que trabaja debe funcionar para ayudarle a gestionar eficazmente sus objetivos corporativos. No debería esforzarse por adaptarse a las exigencias del sistema. Dicho de forma simple, no ajuste su estructura a la tecnología. Ajuste la tecnología a sus necesidades individuales y a su organización. Revise sus procesos, exigencias, flujo de trabajo y elaboración de informes particulares, y seleccione la tecnología que se ajuste a su modelo y satisfaga sus necesidades.

Los sistemas modernos de gestión de compras (PMS) son adaptables y escalables. Una implementación eficaz lo es todo. Debe determinar la información que necesita su departamento, lo que la dirección de la empresa exige en materia de informes, y la generación e introducción de datos que su departamento deberá controlar para lograr un flujo de información eficiente. Esto le permitirá crear y utilizar un panel de métricas personalizado para tomar decisiones basadas en datos al nivel que necesite. Ignore los adornos innecesarios de los sistemas complicados, especialmente si su departamento es pequeño. No le facilitarán la tarea y, de hecho, pueden entorpecer la productividad.

2. DEFINA UNA ESTRATEGIA DE COMPRAS

Los departamentos de compras eficaces, sin importar el tamaño de la organización, necesitan definir sus estrategias y tácticas de adquisición y mantenerlas para alinear el departamento con los objetivos de la empresa. Esto comienza con una evaluación realista de los objetivos, los recursos disponibles, las restricciones presupuestarias y los plazos. Estas son algunas preguntas que conviene hacerse:

• ¿Su tarea consiste en obtener el mejor precio en el abastecimiento de componentes, en la mejor calidad, o en una combinación de ambas? Si es una combinación, ¿cuál es la proporción óptima?
• ¿Se comprometerá con la compra por volumen para obtener precios favorables, o evitará a toda costa la acumulación de inventario?
• ¿Utilizará subastas de adquisición para obtener el mejor precio?
• ¿Desea y necesita un servicio excelente y predecible de una lista limitada de proveedores, en lugar del precio más bajo?
• ¿Es importante el abastecimiento estratégico para su negocio?
• ¿La marca de cada componente individual es un factor de venta clave en su marketing posterior, o puede sustituir por piezas que cumplan con las especificaciones?
• ¿Está dispuesto a asociarse con los proveedores para compartir inventario, tasa de consumo y necesidades proyectadas de componentes, con el fin de garantizar el precio y/o la disponibilidad de lo que necesita?  
• ¿Puede definir la mejor estrategia para optimizar la contribución de los proveedores a su proceso, lograr niveles de calidad aceptables, gestionar el riesgo de forma eficiente y satisfacer las necesidades de sus mercados finales?
• ¿Su estrategia de compras involucra a todo el equipo corporativo en el proceso de abastecimiento, desde ingeniería hasta marketing, para permitir una perspectiva amplia que facilite el cambio constante en favor de la eficiencia?

Solo cuando haya respondido a las preguntas aplicables a su propia situación y haya desarrollado una estrategia coherente para su empresa y su departamento, podrá comenzar de forma efectiva a producir los resultados continuos que necesita.

 

3. CONCÉNTRESE EN EL COSTO TOTAL DE PROPIEDAD

Es importante, si no fundamental, tener en cuenta todos los factores que afectan al costo total del producto, y no fijarse únicamente en el precio de cada componente por separado.

Los costos de adquisición iniciales representan aproximadamente entre el 25 y el 40 % del costo total de la mayoría de los productos y servicios. El resto se compone de almacenamiento, transporte, control de calidad, pruebas, eliminación, etc. Solo los costos de inventario pueden representar hasta el 60 % del costo de los componentes, e incluir conceptos como seguros, obsolescencia y gestión de residuos.

Al establecer alianzas con proveedores clave pueden trabajar juntos para reducir el costo total de propiedad mediante el uso inteligente de programas como la entrega justo a tiempo, las pruebas certificadas, etc. Trabajar con un distribuidor nacional moderno que ya cuente con muchos de estos programas implementados también puede ayudarle a llegar adonde necesita mucho más rápido que si lo hiciera por su cuenta.     

 

4. MAXIMICE LOS INCENTIVOS DE PROVEEDORES Y DISTRIBUIDORES

Esto suena sencillo, pero el uso de un sistema de adquisiciones electrónico eficiente puede alertar a su departamento para aprovechar las fechas de incentivo por pago anticipado y así obtener reembolsos, descuentos o producto adicional. Es sorprendente cuántos departamentos de compras pasan por alto esta estrategia tan simple. No dependa de su departamento de contabilidad ni de un archivo de recordatorios para que le avisen sobre las fechas de vencimiento de los programas o las pautas de reembolso.

Las relaciones estrechas con sus proveedores y socios distribuidores también pueden ayudarle a aprovechar descuentos en las últimas existencias de componentes viables, sustituciones que cumplan con las especificaciones y precios especiales en envío, pruebas o embalaje personalizado. Especialmente si su departamento es pequeño, necesita toda la ayuda posible.

 

5. TENGA PLANES DE CONTINGENCIA LISTOS

Un plan de contingencia inteligente, con pasos de acción claros, un cronograma y puntos de acción, puede marcar la diferencia entre ganancias y pérdidas en una tanda de producción y en las utilidades trimestrales de su empresa. El plan debe desarrollarse junto con los proveedores clave para evitar situaciones como componentes que no llegan a tiempo, componentes fuera de especificación, daños en el envío, etc.

Debería dedicar tiempo a desarrollar escenarios hipotéticos («qué pasaría si») junto con las partes interesadas clave, como sus socios distribuidores, que conduzcan a alternativas bien meditadas. ¿Qué pasa si las pruebas de componentes en línea no coinciden con las especificaciones del proveedor? ¿Qué pasa si un envío se pierde por un accidente, o se retrasa por el clima o la aduana? ¿Qué pasa si un cliente rechaza el producto debido a componentes sustitutos?

Piense detenidamente en los posibles desarrollos y planifique sus acciones de antemano, con pasos concretos a seguir cuando las cosas ocurran. Es mucho más fácil planificar y actuar que vivir la situación y reaccionar.

 

6. ELIJA A SUS DISTRIBUIDORES CON SABIDURÍA

Un momento: ¿no dijimos al principio que solo había cinco mejores prácticas? Bueno, no fue nuestra intención engañarlo, pero literalmente existen decenas de mejores prácticas aplicables a las operaciones de compras. Pero aquí hay una más a tener en cuenta mientras busca la mejora continua en su propio departamento. Al final, podría ser una de las más importantes a considerar.

Elegir una operación de distribución moderna como socio, que se encargue de abastecer piezas, sugerir sustituciones, gestionar el inventario, entregar a tiempo y anticipar necesidades futuras, puede contribuir de forma significativa al éxito de sus operaciones comerciales. No solo en ahorro de tiempo, costos y materiales, sino también en el retorno de la inversión final de toda su operación.

Un distribuidor nacional como Online Components, con programas ya implementados para ayudar a agilizar sus operaciones de abastecimiento, puede ayudarle a contener los costos, producir resultados y medir la eficacia. Las tres claves del éxito en las compras.