Os ciclos econômicos raramente são previstos, muitas vezes mal interpretados, mas estão sempre presentes. Existem ciclos macro que afetam a economia nacional ou até mesmo global, e ciclos micro que também podem apoiar ou prejudicar seu negócio. Como um profissional de compras moderno, atuando na gestão da cadeia de suprimentos da sua empresa, muitas vezes cabe a você reconhecer esses ciclos e planejar e agir de acordo para minimizar problemas e maximizar oportunidades.

A verdade é que você não é economista, mesmo que já atue há algum tempo no setor de compras. Embora você possa entender a oferta e a demanda no seu próprio negócio, é um tanto exagerado presumir pleno conhecimento das tendências globais, ou mesmo nacionais, e de como elas podem afetar o fluxo de bens e serviços.

O que você sabe é que, em qualquer ambiente econômico, seja qual for o momento do ciclo de negócios, você e seu departamento, independentemente do tamanho, são responsáveis por fazer três coisas:

• Conter custos
• Produzir resultados
• Medir a eficácia

Aqui estão nossas Cinco Melhores Práticas para Pequenos Departamentos de Compras – dicas reunidas de profissionais de compras de todo o setor. Elas podem ajudá-lo a atender às demandas listadas acima. Tenha-as em mente e tome medidas para implementá-las de acordo com as necessidades e capacidades da sua própria organização.

 

1. FAÇA A TECNOLOGIA TRABALHAR A SEU FAVOR

O “sistema” de aquisição com o qual você trabalha deve funcionar para ajudá-lo a gerenciar efetivamente as metas da sua empresa. Você não deveria se esforçar para atender às exigências do sistema. Em termos simples, não molde sua estrutura à tecnologia. Adapte a tecnologia às suas necessidades individuais e à sua organização. Analise seus processos, demandas, fluxo de trabalho e relatórios exclusivos e escolha a tecnologia que corresponda ao seu modelo e atenda às suas necessidades.

Os sistemas modernos de gestão de compras (PMS) são adaptáveis e escaláveis. A implementação eficaz é fundamental. Você deve determinar as informações de que seu departamento precisa, o que a alta administração exige em termos de relatórios, e a produção e inserção de dados que seu departamento precisará acompanhar para garantir um fluxo de informações eficiente. Isso permitirá que você crie e use um painel de métricas personalizado para tomar decisões baseadas em dados no nível necessário. Ignore os recursos supérfluos de sistemas complicados, especialmente se seu departamento for pequeno. Eles não facilitarão sua tarefa e, na verdade, podem atrapalhar a produtividade.

2. DEFINA UMA ESTRATÉGIA DE COMPRAS

Departamentos de compras eficazes, seja qual for o tamanho da organização, precisam definir suas estratégias e táticas de aquisição e se ater a elas para alinhar o departamento às metas da empresa. Isso começa com uma avaliação realista dos objetivos, dos recursos disponíveis, das restrições orçamentárias e dos prazos. Aqui estão algumas perguntas a fazer:

• Sua tarefa é obter o melhor preço na aquisição de componentes, a melhor qualidade, ou uma combinação de ambos? Se ambos, qual seria a proporção ideal dessa combinação?
• Você se comprometerá com compras em grande volume para obter preços favoráveis, ou evitará o acúmulo de estoque a todo custo?
• Você utilizará leilões de compras para obter o melhor preço?
• Você deseja e precisa de um serviço excelente e previsível de uma lista limitada de fornecedores, em vez do menor preço?
• O sourcing estratégico é importante para o seu negócio?
• A marca de cada componente individual é um fator de venda essencial no seu marketing de downstream, ou você pode substituir por peças conforme especificação?
• Você está disposto a fazer parceria com fornecedores para compartilhar estoque, taxa de consumo e necessidades projetadas de componentes, a fim de garantir o preço e/ou a disponibilidade do que você precisa?  
• Você consegue definir a melhor estratégia para otimizar a contribuição dos fornecedores ao seu processo, obter níveis de qualidade aceitáveis, gerenciar riscos com eficiência e atender às necessidades dos seus mercados finais?
• Sua estratégia de compras envolve toda a equipe corporativa no processo de sourcing, da engenharia ao marketing, permitindo uma perspectiva ampla que facilite a mudança constante em prol da eficiência?

Somente depois de responder às perguntas aplicáveis à sua própria situação e desenvolver uma estratégia coerente para sua empresa e seu departamento, você poderá começar efetivamente a produzir os resultados contínuos de que precisa.

 

3. FOQUE NO CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE

É importante, senão essencial, considerar todos os fatores que afetam o custo total do produto, e não apenas isolar o preço de componentes individuais.

Os custos de aquisição iniciais representam aproximadamente 25 a 40% do custo total da maioria dos produtos e serviços. O restante é composto por armazenamento, transporte, garantia de qualidade, testes, descarte, etc. Somente os custos de estoque podem representar até 60% do custo dos componentes, incluindo itens como seguro, obsolescência e gestão de resíduos.

Ao estabelecer alianças com fornecedores-chave , vocês podem trabalhar juntos para reduzir o custo total de propriedade por meio do uso inteligente de programas como entrega just-in-time, testes certificados, etc. Trabalhar com um distribuidor nacional moderno que já tenha muitos desses programas implementados também pode ajudá-lo a chegar onde precisa muito mais rapidamente do que fazendo isso sozinho.     

 

4. MAXIMIZE OS INCENTIVOS DE FORNECEDORES E DISTRIBUIDORES

Isso parece simples, mas o uso de um sistema eletrônico de compras eficiente pode alertar seu departamento para aproveitar as datas de incentivo ao pagamento antecipado, garantindo descontos, reembolsos ou produtos adicionais. É surpreendente como tantos departamentos de compras negligenciam essa estratégia simples. Não dependa do seu departamento de contabilidade ou de um lembrete para avisá-lo sobre datas de expiração de programas ou diretrizes de reembolso.

Relacionamentos próximos com seus fornecedores e parceiros distribuidores também podem ajudá-lo a aproveitar descontos em lotes finais de componentes viáveis, substituições compatíveis com as especificações e preços especiais para envio, testes ou embalagens personalizadas. Especialmente se seu departamento for pequeno, você precisa de toda a ajuda possível.

 

5. TENHA PLANOS DE CONTINGÊNCIA PRONTOS

Um plano de contingência inteligente, com etapas de ação significativas, cronograma e pontos de ação, pode determinar a diferença entre lucro e prejuízo em uma produção e nos lucros trimestrais da sua empresa. O plano deve ser desenvolvido em conjunto com fornecedores-chave para evitar cenários como componentes que não chegam no prazo, componentes fora de especificação, danos no transporte, etc.

Você deve dedicar tempo para desenvolver cenários “e se” com as principais partes interessadas, como seus parceiros distribuidores, que levem a alternativas bem pensadas. E se o teste de componentes em linha não corresponder às especificações do fornecedor? E se um carregamento for perdido em um acidente, ou atrasado pelo clima ou pela alfândega? E se um cliente rejeitar o produto devido a componentes substitutos?

Reflita sobre os possíveis desdobramentos e planeje suas ações com antecedência, com etapas concretas a seguir quando as coisas acontecerem. É muito mais fácil planejar e agir do que vivenciar e reagir.

 

6. ESCOLHA OS DISTRIBUIDORES COM SABEDORIA

Espere – não dissemos no início que havia apenas cinco Melhores Práticas? Bem, não tivemos a intenção de induzi-lo ao erro, mas há literalmente dezenas de melhores práticas que podem se aplicar às operações de compras. Mas aqui está mais uma para manter em mente enquanto você busca a melhoria contínua no seu próprio departamento. No final das contas, essa pode ser uma das mais importantes a se considerar.

Escolher uma operação de distribuição moderna para ser parceira, buscar peças, sugerir substituições, gerenciar estoque, entregar no prazo e antecipar necessidades futuras pode contribuir significativamente para o sucesso das suas operações de negócios. Não apenas em economia de tempo, custo e material, mas também no retorno final sobre o investimento de toda a sua operação.

Um distribuidor nacional como a Online Components, com programas já implementados para ajudar a otimizar suas operações de sourcing, pode ajudá-lo a conter custos, produzir resultados e medir a eficácia. As três chaves para o sucesso em compras.